Kerstborrel organiseren op eigen bedrijfslocatie? Complete checklist
Een kerstborrel op kantoor of op het eigen bedrijfsterrein organiseren? Begin met vier keuzes: hoeveel gasten verwacht je, welke delen van de locatie gebruik je, wat gebeurt er binnen en buiten en welke voorzieningen ontbreken nog? Voor een complete eindejaarsborrel zijn vooral ontvangst, meubilair, bar en koeling, glaswerk, verlichting, verwarming, cateringondersteuning en een duidelijke indeling belangrijk. Door deze onderdelen als één geheel te plannen, voorkom je losse noodoplossingen op de dag zelf.
Waarom een kerstborrel op eigen locatie slim kan zijn
Een eigen bedrijfslocatie geeft veel vrijheid in opzet en sfeer. Je kunt een kantine, showroom, magazijngedeelte, entreehal of buitenterrein tijdelijk ombouwen tot borrellocatie en de inrichting afstemmen op het aantal collega’s en het gewenste programma. Het voordeel is vooral praktisch: de ruimte bestaat al, je huurt alleen de evenementmaterialen die normaal niet aanwezig zijn.
Dat maakt de voorbereiding anders dan bij een horecalocatie. Op kantoor moet je zelf nadenken over ontvangst, routing, garderobe, bar, voldoende glaswerk, tijdelijke koeling, sfeerverlichting, zit- en staplekken en eventueel extra overdekte ruimte. Juist die combinatie bepaalt of een gewone bedrijfsruimte aanvoelt als een echte eindejaarsborrel.
1. Bepaal eerst het aantal gasten en de gewenste sfeer
Start niet bij de decoratie, maar bij de functie van de avond. Wordt het een korte borrel na werktijd, een uitgebreid personeelsfeest, een walking dinner of een kerstmarktachtige opzet met meerdere uitgiftepunten? Het programma bepaalt hoeveel ruimte je nodig hebt en welk type meubilair logisch is.
- Voor een informele borrel: relatief veel statafels en vrije loopruimte.
- Voor een diner of lange avond: combineer statafels met voldoende zitplaatsen.
- Voor een groter personeelsfeest: werk met zones voor ontvangst, bar, catering, speech en rustig gesprek.
- Voor een buiten- of semi-buitenopstelling: regel vooraf overkapping, vloer, verlichting en warmte.
2. Maak van de entree meteen een ontvangstzone
De eerste meters bepalen of een bedrijfsruimte als evenement aanvoelt. Zorg dat gasten direct begrijpen waar ze binnenkomen, waar jassen kunnen worden afgegeven en waar de borrel begint. Bij grotere groepen helpt een duidelijke looproute om opstoppingen rond deuren, garderobe en bar te voorkomen.
- Markeer de entree met verlichting, een ontvangsttafel of duidelijke bewegwijzering.
- Gebruik garderoberekken als de normale kapstokken niet voldoende capaciteit hebben.
- Zet bij grotere groepen entree- of afzetmateriaal in om wachtrijen en looproutes te sturen.
- Plan de eerste drankuitgifte niet pal achter de toegangsdeur; geef binnenkomende gasten ruimte om door te lopen.
3. Kies statafels, tafels en stoelen op basis van verblijfsduur
Statafels zijn vrijwel onmisbaar bij een zakelijke kerstborrel. Ze stimuleren korte gesprekken, nemen relatief weinig vloeroppervlak in en zijn makkelijk over meerdere zones te verdelen. Voor een avond die langer duurt, is alleen staan minder comfortabel. Combineer daarom staande plekken met stoelen, barkrukken of een aparte zithoek.
Praktische indelingsregel Denk in zones in plaats van in aantallen losse meubelstukken: ontvangst, centrale borrelruimte, catering, presentatie/speech en een rustigere gesprekszone. Zo wordt de materiaalkeuze automatisch logischer. |
4. Organiseer bar, drank, koeling en glaswerk als één systeem
Een mooie bar zonder voldoende koeling of glaswerk werkt niet. Plan daarom de hele drankroute: opslag, gekoelde voorraad, uitgifte, leeg glas en aanvulling. Bij grotere groepen kan een extra koelkast of mobiele koeloplossing het verschil maken tussen een rustige bar en voortdurend zoeken naar koude voorraad.
- Bepaal of je werkt met één centrale bar of meerdere kleinere uitgiftepunten.
- Zet koeling zo dicht mogelijk bij de uitgifte, maar buiten de drukste looproute.
- Stem het type glaswerk af op bier, wijn, fris, water en eventueel koffie/thee.
- Plan een plek voor vuil glas en retourkratten zodat de bar werkbaar blijft.
V.D. Aalst Verhuur heeft afzonderlijke categorieën voor barren, koelkasten, dranken en glaswerk. Voor de organisator is het juist handig om die onderdelen in één materiaalplan te bekijken: het voorkomt dat één ontbrekende schakel de drankservice vertraagt. Wij denken graag mee over de benodigde artikelen.
5. Gebruik licht om van kantoor een feestlocatie te maken
Sfeerverlichting heeft bij een kerstborrel twee functies: sfeer én oriëntatie. Fel werklicht maakt een kantine of bedrijfshal praktisch, maar zelden feestelijk. Door basisverlichting te combineren met warmere accentverlichting, lichtslingers, tafellampen of decoratieve verlichting ontstaat sneller een winterse uitstraling.
- Verlicht entree en looproutes voldoende duidelijk.
- Gebruik sfeerverlichting boven of rond de centrale borrelzone.
- Accentueer bar, buffet of podium zodat gasten de functies direct herkennen.
- Controleer vooraf stopcontacten, kabelroutes en het totale stroomplan.
Let op: noodverlichting, vluchtwegen en andere veiligheidsvoorzieningen mogen nooit worden geblokkeerd of vervangen door decoratieve verlichting.
6. Maak een echt winterplan voor temperatuur en weer
Een kerstborrel in december vraagt om een ander locatieplan dan een zomerfeest. Als gasten tussen binnen en buiten bewegen, of als je een tent of overdekte buitenzone gebruikt, moet comfort vooraf worden meegenomen. Denk niet alleen aan heaters, maar ook aan wind, vloer, open zijkanten, wachtrijen bij de entree en de plek waar mensen daadwerkelijk blijven staan.
- Bepaal welke zones verwarmd moeten worden en welke alleen als doorloop dienen.
- Voorkom dat warmtebronnen looproutes, uitgangen of brandbare materialen hinderen.
- Zorg voor voldoende overkapping wanneer een buitenprogramma essentieel is.
- Plan een binnenalternatief voor onderdelen die bij slecht weer niet uitvoerbaar zijn.
Voor heaters of andere verwarming geldt altijd: gebruik apparatuur volgens de productinstructies en de eisen van de locatie. Niet iedere warmtebron is geschikt voor iedere binnen-, tent- of buitenopstelling.
7. Catering: denk verder dan alleen het menu
Catering heeft ruimte nodig. Naast eten zelf zijn uitgifte, buffetmaterialen, werkruimte, servies, bestek, afval en aanvulling belangrijk. Een walking dinner vraagt een andere inrichting dan een buffet, terwijl warme dranken weer extra apparatuur en servies vragen.
- Maak duidelijk waar eten wordt uitgegeven en waar gasten kunnen blijven staan of zitten.
- Houd de cateringroute vrij van de belangrijkste bezoekersstroom.
- Gebruik buffetmaterialen om warme en koude onderdelen overzichtelijk te presenteren.
- Controleer vooraf stroom- en aansluitbehoeften van cateringapparatuur.
8. Plan een kort officieel moment zonder de borrel stil te leggen
Veel kerstborrels hebben een speech, terugblik of bedankmoment. Bij een klein team kan dat zonder techniek. In een grotere of rumoerige ruimte is verstaanbaarheid belangrijker dan volume. Positioneer een spreker zo dat gasten hem of haar kunnen zien en gebruik waar nodig een eenvoudige geluidsset. Een beamer of scherm kan nuttig zijn voor een korte jaarterugblik, maar laat techniek ondersteunend blijven aan de borrel.
Kerstborrel organiseren in de Kempen, Eindhoven, Tilburg of aangrenzend België
Voor bedrijven in en rond de Brabantse Kempen kan één verhuurpartner praktisch zijn wanneer meerdere onderdelen tegelijk nodig zijn. V.D. Aalst Verhuur richt zich op particuliere én zakelijke evenementen en verhuurt onder meer meubilair, tenten, heaters, barren, koeling, dranken, glaswerk, buffetmaterialen, verlichting en audiovisuele middelen.
Wil je een kerstborrel op kantoor, in een bedrijfshal of op het eigen terrein organiseren? Als de locatie zich bevind in de volgende omgevingen staat V.D. Aalst verhuur klaar om je te ontzorgen: Eersel, Bladel, Reusel, Veldhoven, Eindhoven, Bergeijk, Valkenswaard, Tilburg, Waalre, Best, Oirschot, Hilvarenbeek, Geldrop, Retie, Arendonk, Turnhout, Duizel, Steensel, Hoogeloon, Knegsel, Lage Mierde, Hoge Mierde, Hulsel, Hapert, Netersel, Vessem, Riethoven, Dommelen en Westerhoven.
V.D. Aalst verhuur kijkt met u mee naar de benodigde artikelen en kan indien gewenst de complete organisatie uit handen nemen.
Leg datum, locatie, gastenaantal en type borrel zo vroeg mogelijk vast. Voor een borrel op de eigen bedrijfslocatie is eind augustus of september een praktisch moment om de materiaalbehoefte te inventariseren en offertes aan te vragen, zeker wanneer je tenten, verwarming of een complete inrichting nodig hebt. Op een later moment besloten om nog een kerstborrel te gaan organiseren, neem zeker contact met ons op.
De basis bestaat uit voldoende sta- en zitplekken, een duidelijke bar- of drankuitgifte, koeling, glaswerk, verlichting en cateringondersteuning. Voeg afhankelijk van de locatie garderobe, tent, verwarming, geluid en extra stroomvoorziening toe.
Ja, mits de opstelling past bij de locatie, het weer en de veiligheidsvoorwaarden. Denk vooraf aan overkapping, vloer, wind, verwarming, verlichting, kabelroutes en een alternatief wanneer het weer omslaat.
Werk met zones, verlaag de visuele hardheid van de ruimte met warme sfeerverlichting en creëer duidelijke blikvangers rond entree, bar en catering. Meubilair en verlichting hebben meestal meer effect op de beleving dan losse decoratie zonder plan.
Ja. Het assortiment omvat onder meer meubilair, tenten, heaters, barren, koeling, dranken, glaswerk, buffetmaterialen, verlichting en audio/video. Ook is het mogelijk om de complete organisatie van je feest uit handen te gaven aan V.D. Aalst Verhuur.